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Simplificação e Automação de Rotinas Fiscais – Resumo da Aula

Algo que você precisa entender de agora, é que se você realmente quer se destacar no Setor Fiscal você vai precisar conhecer, como a palma da sua mão, cada uma das etapas que eu vou te apresentar.

Depois disso, eu finalmente vou poder te ajudar a entender quais são as atividades que podem ser automatizadas e quais os principais desafios dessa robotização.

Então, se você quer aplicar Inteligência Fiscal nos seus processos e obter melhores resultados tributários, através da redução da carga tributária e da mitigação de riscos fiscais, saiba que ao longo desse material eu vou te explicar como fazer tudo isso da maneira mais prática possível.

Coloque isso em prática e você verá os resultados diante dos seus olhos!

Você tem um grande desafio pela frente, dividir os 63 costumes que serão aqui apresentadas, em 3 situações:

  1. Etapas de Pré Escrituração;
  2. Etapas de Escrituração;
  3. Etapas de Pós Escrituração;

Pois, o objetivo dessa divisão é te nortear dentro de cada parte desses processos, ou seja, para fins de mapeamento, diagnóstico e identificação dos hábitos que devem ser melhorados.

Para aumentar ainda mais o nível de detalhamento, vamos dividir cada uma dessas etapas em mais alguns momentos… A Pré Escrituração será dividida em dois momentos que são:

  1. Parametrizações fiscais;
  2. Mapeamento de processos;

Dentro das parametrizações fiscais, nós temos:

• Definição da modalidade de tributação da empresa:
Você vai precisar identificar se essa empresa é optante pelo Simples Nacional, tributada pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real, porque essa definição irá interferir diretamente na apuração dos impostos e contribuições.

• Modelo de Documento Fiscal:
Você vai precisar diagnosticar quais são as operações que vão ser feitas por esse contribuinte para determinar qual é o modelo de documento fiscal que ele vai utilizar.

• Cadastro da empresa no Sistema:
Esse cadastro vai pedir diversas informações a respeito do contribuinte que serão muito importantes.

• Parâmetros para a Apuração do ICMS:
Você vai precisar determinar como será feita a apuração do ICMS, tudo dentro dos parâmetros iniciais da empresa.

• Regras de Apuração do PIS e COFINS:
Você vai precisar conhecer como será feita a apuração de PIS e COFINS, e dependendo do regime cumulativo ou não cumulativo, existirão algumas mudanças.

• Apuração do CSLL e IRPJ:
Para o caso das empresas que não são optantes pelo Simples Nacional.

• Apuração do Simples Nacional:
Para o caso das empresas que são optantes pelo Simples Nacional.

• Operações Fiscais – NCM x CST x CFOP:
Talvez essa seja a etapa ou rotina mais importante dentro do Departamento Fiscal, principalmente para as empresas industriais e comerciais. Vale destacar que o NCM do produto será determinado pela empresa.

• Alíquotas:
Você precisará definir as alíquotas que serão utilizadas, normais de ICMS, se terão alíquotas diferenciadas para PIS e COFINS.

• Cadastro de Produtos:
Você precisará definir qual a descrição do produto, qual o seu código, qual a alíquota do ICMS nas operações internas, qual o fator de conversão das unidades de medida e qual é a unidade de medida de comercialização desse produto.

• Cadastro de Fornecedores e Clientes:
Aqui entra a inscrição estadual, CNPJ, o endereço completo do seu cliente ou fornecedor, se ele é um contribuinte do ICMS ou não.

• Preço de Venda:
Será necessário pré definir o preço de venda das mercadorias que estão no meu cadastro de produtos.

• Cadastro dos Sócios:
Quem é o sócio administrador, quem é o sócio que vai assinar.

• Certificado Digital:
A aquisição do certificado digital da empresa e a instalação dele na máquina virtual que vai ser utilizada fazem parte desses nossos parâmetros iniciais.

A etapa de Pré Escrituração é fundamental para que a escrituração fiscal do contribuinte fique em conformidade fiscal, isso porque as informações nascem nos documentos fiscais eletrônicos, transitam pela escrituração fiscal digital e deságuam na contabilidade.

Uma das coisas mais importantes desse momento é que o contribuinte tenha um mapeamento das rotinas que geram informações para a área fiscal, pois é muito comum que pessoas leigas, sem conhecimento técnico na área, acabem fazendo esses processos cruciais.

Então, o seu papel enquanto analista fiscal, como um profissional especialista da área fiscal, é mapear as normas que geram informações para o Setor e permitindo desenhá-las de maneira segura e com o mínimo de qualidade possível para o recebimento dessas informações advindas, dos seus clientes ou das empresas as quais você está prestando consultoria.

E os departamentos que são de extrema relevância para o mapeamento de processos, são:

  • Setor de Faturamento – Emissão de Notas;
  • Compras;
  • Fiscal Interno;
  • Almoxarifado;

Agora, quero te apresentar como você pode realizar esse Mapeamento de Processos de forma prática, utilizando um formulário simples para Identificar Oportunidades de Melhoria e GAPS, com foco na Gestão Tributária.

Nesse formulário, dividido em dois momentos, você fará uma entrevista com o responsável pelo setor fiscal do seu cliente, e com as pessoas responsáveis pelos departamentos a serem analisados e você vai entender:

Momento 01
• O QUE FAZ?
• QUEM FAZ?
• QUANDO FAZ?
• ONDE FAZ?
• POR QUE FAZ?
• COMO FAZ?

Após responder a primeira etapa do formulário, você conseguirá visualizar e presumir:
– Momento 02:
• O PROBLEMA
• A MELHORIA
• OS RESULTADOS

Mas atenção, e essencial à utilização de um ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial).

Quando a informação chega ao Departamento fiscal, e esse departamento toma posse dos dados, essa é a chamada etapa de Escrituração.

A Escrituração possui 4 instantes importantes:

O momento de recebimento da Documentação, Escrituração dos Arquivos, Conferência e Envio das Declarações e Guias e nós podemos dividir a etapa de coleta da Documentação em 6 partes, que são:
• Solicitar Documentação (download):
Hoje já é possível utilizar ferramentas para fazer o download desses documentos fiscais na nuvem e fazer a importação e a integração com o sistema.

• Documentos de Entradas:
Qualquer tipo de entrada seja ela por transferência, bonificação, amostra grátis ou compra, em todas as situações o documento de entrada é essencial.

• Documentos de Saída:
É necessário que haja o documento de saída independente do tipo de saída.

• CTe:
Conhecimentos de Transporte tanto das mercadorias que o mando deixar meus clientes como também daquelas que eu adquiri.

• Energia Elétrica:
Muitas vezes eu vou tomar crédito de PIS e COFINS da energia elétrica. Em alguns casos de indústria vou tomar crédito de ICMS na parte da produção.

• Notas avulsas:
Você também precisa de eventuais notas avulsas porque elas vão compor a sua escrituração fiscal.

Já na parte da Escrituração dos Arquivos nós temos:
• Importação das Saídas:
É importante que a importação comece pelas saídas, pois na maioria dos casos são nas notas de saída que está o cadastro de produtos e clientes.

• Importação das Entradas:
Os itens que estão nas notas de entrada são diferentes dos itens que estão na nota de saída, pois a nota de entrada é uma emissão de terceiros (baseado nas informações do fornecedor).

• DE-PARA Cadastro de Produtos:
É essencial que haja esse DE-PARA, pois o documento é emitido com o enfoque do informante.

• Demais Documentos Fiscais:
Aqui entram outras operações fiscais, com por exemplo, as notas avulsas a energia elétrica.

• Retenções – PIS, COFINS, CSL, IRPJ e INSS:
Por fim entra um procedimento de retenção.

Passada essa etapa da Escrituração dos Arquivos, é hora de fazer as Conferencias:
• Análise e Verificação:
– Livro Fiscal: Apuração do ICMS e IPI;
– Registro de Prestação de Serviços;
– Registro de Inventário;
– Resumo por CFOP;
– Espelho do PGDAS: Demonstrativo do Cálculo;
– Demonstrativo de Cálculo: Simples Nacional;
– Demonstrativo de Cálculo do ICMS: Normal, Antecipado, ST e outros;
– Demonstrativo de Cálculo: PIS, COFINS, CSL e IR;

Você vai fazer a Análise e a Verificação de todas as etapas da escrituração, para que possa garantir que a sua Escrituração e o Setor Fiscal estejam em conformidade.

Por fim nós temos o Envio das Declarações e a Geração das Guias, onde temos 14 etapas:

  • Guias de ICMS;
  • Encerramento do ISS;
  • Guias de Retenções;
  • Geração do Simples Nacional;
  • Guias de Tributos Federais;
  • Envio por Cliente;
  • Envio EFD ICMS-IPI;
  • Envio DIEF: Obrigações Estaduais;
  • Envio DCTF;
  • Envio EFD Reinf;
  • EFD Contribuições;
  • Geração de Certidão Negativa Federal;
  • Geração de Certidão Negativa Estadual;
  • Geração de Certidão Negativa Municipal;

Depois disso, em tese, o Setor Fiscal está com as suas rotinas encerradas, mas para a segurança do processo, é extremamente importante realizar uma Auditoria Digital.

Essa Auditoria Digital é uma fase de Pós Escrituração e está dividida em cinco pontos importantes:

  • Conferencia dos Documentos Fiscais Eletrônicos:

Muitas vezes o setor fiscal não consegue fazer isso de maneira tempestiva, é por isso que geralmente é feito em uma etapa Pós Escrituração.

  • Verificação das Escriturações Fiscais Digitais:

É quando você irá fazer a validação dessas escriturações de maneira individual.

  • Revisão de Créditos e Memória de Cálculo dos Tributos:

É aqui que você vai analisar se todos os créditos legais e de direito foram devidamente apropriados e se os tributos foram calculados corretamente.

  • Cruzamento de informações: DFe x EFD:

Aqui você verá se todos os documentos estão devidamente escriturados.

  • Inventário Fiscal;

Estoque Final = Estoques Inicial + Compras – Vendas.

Caso você identifique inconsistências nas suas escriturações você chegará à etapa final, que são as Retificações. E nela você tem:

  • Plano de Ações das Correções:

Esse é o primeiro passo para conseguir fazer as devidas correções.

  • Correções na Base do Cliente:

Onde você vai corrigir diretamente o Cadastro de Produtos, cadastro de cliente e fornecedores.

  • Correções na Base do Escritório:

Correção de parâmetros iniciais, modalidades de tributação, alíquotas, diretamente no seu sistema de escrituração contábil e fiscal.

  • Retificações;
  • Relatório Final de Apontamentos:

Por fim, você pode gerar um relatório final de apontamentos, onde vai demonstrar quais correções foram feitas, as contingências existentes e os pontos de melhoria dentro daquele processo de escrituração fiscal.

Conclusão

Você acabou de conhecer todas as principais rotinas da área fiscal, porém o mais importante de tudo é que hoje em dia existem processos de modernização e de automações que objetivam fazer com que os profissionais gastem menos energia nessas etapas que são extremamente burocráticas para que eles possam destinar o seu tempo a transformar dados provenientes dessas Escriturações Fiscais em ativos estratégicos.

E como fazer a transformação desses Ativos em Dados Estratégicos?

Você pode começar automatizando algumas rotinas!

E quais são as rotinas que podem ser automatizadas?

Aquelas que são:
• Padronizadas;
• Repetitivas;
• Baseadas em Regras Predefinidas;

Exemplos de alguns hábitos que podem ser robotizadas:
• Recebimento de Notas Fiscais;
• Captura de Informações em e-mails;
• Conciliação de Livros;
• Geração de Obrigações Acessórias;
• Emissão de Guias;
• Acompanhamento da Agenda de Obrigações;
• Apuração dos Tributos;
• Envio dos Tributos para os Clientes;

Você pode perceber que boa parte dos momentos que foram apresentados anteriormente, tanto na Pré Escrituração, quanto na Escrituração e Pós Escrituração podem ser automatizadas e simplificadas.

Mas o grande desafio será quebrar a cultura das empresas, principalmente daqueles clientes que ainda insistem em mandar o motoqueiro com os documentos fiscais, com o DANFE das notas fiscais eletrônicas e por mais que isso possa parecer absurdo, acredite, ainda acontece muito.

Você precisará ter um mapeamento de processos das rotinas que geram informações para a área fiscal e essa é uma etapa importantíssima. Pois quando temos o setor mais automatizado, com uma área simplificada, robotizando aqueles processos que acabamos de ver, conseguimos ter mais tempo e gerar mais resultados com o mínimo de estresse, evitando retrabalhos.

Outra coisa que vem ganhando força é a inteligência artificial, que hoje é possível graças à computação nas nuvens, aos modelos de dados cada vez mais complexos, mas ao mesmo tempo mais eficiente e ao big data.

E só há uma maneira de aplicar Inteligência Fiscal e superar esses desafios na hora de automatizar essas rotinas… Sendo um Profissional que é referência no assunto.

Você precisa dominar o Setor Fiscal, não apenas isso, mas de maneira simples e prática, como um Verdadeiro Especialista!

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Lembre-se, atualmente nós temos um setor fiscal que é muito mais proativo e muito menos reativo do que era no passado.

Por isso é extremamente importante que o Profissional que atua no Setor Fiscal conheça detalhadamente cada rotina e saiba como utilizar da inteligência fiscal para a automação dessas rotinas, garantindo assim a conformidade fiscal e consistência às normas fiscais, seja das obrigações tributárias principais ou acessórias.

E dessa forma possa fazer uma eficaz gestão de risco fiscal, submetendo cada vez mais o seu cliente ao mínimo de risco possível.

Espero que tenha gostado da leitura!

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