Algo que você precisa entender de agora, é que se você realmente quer se destacar no Setor Fiscal você vai precisar conhecer, como a palma da sua mão, cada uma das etapas que eu vou te apresentar.
Depois disso, eu finalmente vou poder te ajudar a entender quais são as atividades que podem ser automatizadas e quais os principais desafios dessa robotização.
Então, se você quer aplicar Inteligência Fiscal nos seus processos e obter melhores resultados tributários, através da redução da carga tributária e da mitigação de riscos fiscais, saiba que ao longo desse material eu vou te explicar como fazer tudo isso da maneira mais prática possível.
Coloque isso em prática e você verá os resultados diante dos seus olhos!
Você tem um grande desafio pela frente, dividir os 63 costumes que serão aqui apresentadas, em 3 situações:
- Etapas de Pré Escrituração;
- Etapas de Escrituração;
- Etapas de Pós Escrituração;
Pois, o objetivo dessa divisão é te nortear dentro de cada parte desses processos, ou seja, para fins de mapeamento, diagnóstico e identificação dos hábitos que devem ser melhorados.
Para aumentar ainda mais o nível de detalhamento, vamos dividir cada uma dessas etapas em mais alguns momentos… A Pré Escrituração será dividida em dois momentos que são:
- Parametrizações fiscais;
- Mapeamento de processos;
Dentro das parametrizações fiscais, nós temos:
• Definição da modalidade de tributação da empresa:
Você vai precisar identificar se essa empresa é optante pelo Simples Nacional, tributada pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real, porque essa definição irá interferir diretamente na apuração dos impostos e contribuições.
• Modelo de Documento Fiscal:
Você vai precisar diagnosticar quais são as operações que vão ser feitas por esse contribuinte para determinar qual é o modelo de documento fiscal que ele vai utilizar.
• Cadastro da empresa no Sistema:
Esse cadastro vai pedir diversas informações a respeito do contribuinte que serão muito importantes.
• Parâmetros para a Apuração do ICMS:
Você vai precisar determinar como será feita a apuração do ICMS, tudo dentro dos parâmetros iniciais da empresa.
• Regras de Apuração do PIS e COFINS:
Você vai precisar conhecer como será feita a apuração de PIS e COFINS, e dependendo do regime cumulativo ou não cumulativo, existirão algumas mudanças.
• Apuração do CSLL e IRPJ:
Para o caso das empresas que não são optantes pelo Simples Nacional.
• Apuração do Simples Nacional:
Para o caso das empresas que são optantes pelo Simples Nacional.
• Operações Fiscais – NCM x CST x CFOP:
Talvez essa seja a etapa ou rotina mais importante dentro do Departamento Fiscal, principalmente para as empresas industriais e comerciais. Vale destacar que o NCM do produto será determinado pela empresa.
• Alíquotas:
Você precisará definir as alíquotas que serão utilizadas, normais de ICMS, se terão alíquotas diferenciadas para PIS e COFINS.
• Cadastro de Produtos:
Você precisará definir qual a descrição do produto, qual o seu código, qual a alíquota do ICMS nas operações internas, qual o fator de conversão das unidades de medida e qual é a unidade de medida de comercialização desse produto.
• Cadastro de Fornecedores e Clientes:
Aqui entra a inscrição estadual, CNPJ, o endereço completo do seu cliente ou fornecedor, se ele é um contribuinte do ICMS ou não.
• Preço de Venda:
Será necessário pré definir o preço de venda das mercadorias que estão no meu cadastro de produtos.
• Cadastro dos Sócios:
Quem é o sócio administrador, quem é o sócio que vai assinar.
• Certificado Digital:
A aquisição do certificado digital da empresa e a instalação dele na máquina virtual que vai ser utilizada fazem parte desses nossos parâmetros iniciais.
A etapa de Pré Escrituração é fundamental para que a escrituração fiscal do contribuinte fique em conformidade fiscal, isso porque as informações nascem nos documentos fiscais eletrônicos, transitam pela escrituração fiscal digital e deságuam na contabilidade.
Uma das coisas mais importantes desse momento é que o contribuinte tenha um mapeamento das rotinas que geram informações para a área fiscal, pois é muito comum que pessoas leigas, sem conhecimento técnico na área, acabem fazendo esses processos cruciais.
Então, o seu papel enquanto analista fiscal, como um profissional especialista da área fiscal, é mapear as normas que geram informações para o Setor e permitindo desenhá-las de maneira segura e com o mínimo de qualidade possível para o recebimento dessas informações advindas, dos seus clientes ou das empresas as quais você está prestando consultoria.
E os departamentos que são de extrema relevância para o mapeamento de processos, são:
- Setor de Faturamento – Emissão de Notas;
- Compras;
- Fiscal Interno;
- Almoxarifado;
Agora, quero te apresentar como você pode realizar esse Mapeamento de Processos de forma prática, utilizando um formulário simples para Identificar Oportunidades de Melhoria e GAPS, com foco na Gestão Tributária.
Nesse formulário, dividido em dois momentos, você fará uma entrevista com o responsável pelo setor fiscal do seu cliente, e com as pessoas responsáveis pelos departamentos a serem analisados e você vai entender:
Momento 01
• O QUE FAZ?
• QUEM FAZ?
• QUANDO FAZ?
• ONDE FAZ?
• POR QUE FAZ?
• COMO FAZ?
Após responder a primeira etapa do formulário, você conseguirá visualizar e presumir:
– Momento 02:
• O PROBLEMA
• A MELHORIA
• OS RESULTADOS
Mas atenção, e essencial à utilização de um ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial).
Quando a informação chega ao Departamento fiscal, e esse departamento toma posse dos dados, essa é a chamada etapa de Escrituração.
A Escrituração possui 4 instantes importantes:
O momento de recebimento da Documentação, Escrituração dos Arquivos, Conferência e Envio das Declarações e Guias e nós podemos dividir a etapa de coleta da Documentação em 6 partes, que são:
• Solicitar Documentação (download):
Hoje já é possível utilizar ferramentas para fazer o download desses documentos fiscais na nuvem e fazer a importação e a integração com o sistema.
• Documentos de Entradas:
Qualquer tipo de entrada seja ela por transferência, bonificação, amostra grátis ou compra, em todas as situações o documento de entrada é essencial.
• Documentos de Saída:
É necessário que haja o documento de saída independente do tipo de saída.
• CTe:
Conhecimentos de Transporte tanto das mercadorias que o mando deixar meus clientes como também daquelas que eu adquiri.
• Energia Elétrica:
Muitas vezes eu vou tomar crédito de PIS e COFINS da energia elétrica. Em alguns casos de indústria vou tomar crédito de ICMS na parte da produção.
• Notas avulsas:
Você também precisa de eventuais notas avulsas porque elas vão compor a sua escrituração fiscal.
Já na parte da Escrituração dos Arquivos nós temos:
• Importação das Saídas:
É importante que a importação comece pelas saídas, pois na maioria dos casos são nas notas de saída que está o cadastro de produtos e clientes.
• Importação das Entradas:
Os itens que estão nas notas de entrada são diferentes dos itens que estão na nota de saída, pois a nota de entrada é uma emissão de terceiros (baseado nas informações do fornecedor).
• DE-PARA Cadastro de Produtos:
É essencial que haja esse DE-PARA, pois o documento é emitido com o enfoque do informante.
• Demais Documentos Fiscais:
Aqui entram outras operações fiscais, com por exemplo, as notas avulsas a energia elétrica.
• Retenções – PIS, COFINS, CSL, IRPJ e INSS:
Por fim entra um procedimento de retenção.
Passada essa etapa da Escrituração dos Arquivos, é hora de fazer as Conferencias:
• Análise e Verificação:
– Livro Fiscal: Apuração do ICMS e IPI;
– Registro de Prestação de Serviços;
– Registro de Inventário;
– Resumo por CFOP;
– Espelho do PGDAS: Demonstrativo do Cálculo;
– Demonstrativo de Cálculo: Simples Nacional;
– Demonstrativo de Cálculo do ICMS: Normal, Antecipado, ST e outros;
– Demonstrativo de Cálculo: PIS, COFINS, CSL e IR;
Você vai fazer a Análise e a Verificação de todas as etapas da escrituração, para que possa garantir que a sua Escrituração e o Setor Fiscal estejam em conformidade.
Por fim nós temos o Envio das Declarações e a Geração das Guias, onde temos 14 etapas:
- Guias de ICMS;
- Encerramento do ISS;
- Guias de Retenções;
- Geração do Simples Nacional;
- Guias de Tributos Federais;
- Envio por Cliente;
- Envio EFD ICMS-IPI;
- Envio DIEF: Obrigações Estaduais;
- Envio DCTF;
- Envio EFD Reinf;
- EFD Contribuições;
- Geração de Certidão Negativa Federal;
- Geração de Certidão Negativa Estadual;
- Geração de Certidão Negativa Municipal;
Depois disso, em tese, o Setor Fiscal está com as suas rotinas encerradas, mas para a segurança do processo, é extremamente importante realizar uma Auditoria Digital.
Essa Auditoria Digital é uma fase de Pós Escrituração e está dividida em cinco pontos importantes:
- Conferencia dos Documentos Fiscais Eletrônicos:
Muitas vezes o setor fiscal não consegue fazer isso de maneira tempestiva, é por isso que geralmente é feito em uma etapa Pós Escrituração.
- Verificação das Escriturações Fiscais Digitais:
É quando você irá fazer a validação dessas escriturações de maneira individual.
- Revisão de Créditos e Memória de Cálculo dos Tributos:
É aqui que você vai analisar se todos os créditos legais e de direito foram devidamente apropriados e se os tributos foram calculados corretamente.
- Cruzamento de informações: DFe x EFD:
Aqui você verá se todos os documentos estão devidamente escriturados.
- Inventário Fiscal;
Estoque Final = Estoques Inicial + Compras – Vendas.
Caso você identifique inconsistências nas suas escriturações você chegará à etapa final, que são as Retificações. E nela você tem:
- Plano de Ações das Correções:
Esse é o primeiro passo para conseguir fazer as devidas correções.
- Correções na Base do Cliente:
Onde você vai corrigir diretamente o Cadastro de Produtos, cadastro de cliente e fornecedores.
- Correções na Base do Escritório:
Correção de parâmetros iniciais, modalidades de tributação, alíquotas, diretamente no seu sistema de escrituração contábil e fiscal.
- Retificações;
- Relatório Final de Apontamentos:
Por fim, você pode gerar um relatório final de apontamentos, onde vai demonstrar quais correções foram feitas, as contingências existentes e os pontos de melhoria dentro daquele processo de escrituração fiscal.
Conclusão
Você acabou de conhecer todas as principais rotinas da área fiscal, porém o mais importante de tudo é que hoje em dia existem processos de modernização e de automações que objetivam fazer com que os profissionais gastem menos energia nessas etapas que são extremamente burocráticas para que eles possam destinar o seu tempo a transformar dados provenientes dessas Escriturações Fiscais em ativos estratégicos.
E como fazer a transformação desses Ativos em Dados Estratégicos?
Você pode começar automatizando algumas rotinas!
E quais são as rotinas que podem ser automatizadas?
Aquelas que são:
• Padronizadas;
• Repetitivas;
• Baseadas em Regras Predefinidas;
Exemplos de alguns hábitos que podem ser robotizadas:
• Recebimento de Notas Fiscais;
• Captura de Informações em e-mails;
• Conciliação de Livros;
• Geração de Obrigações Acessórias;
• Emissão de Guias;
• Acompanhamento da Agenda de Obrigações;
• Apuração dos Tributos;
• Envio dos Tributos para os Clientes;
Você pode perceber que boa parte dos momentos que foram apresentados anteriormente, tanto na Pré Escrituração, quanto na Escrituração e Pós Escrituração podem ser automatizadas e simplificadas.
Mas o grande desafio será quebrar a cultura das empresas, principalmente daqueles clientes que ainda insistem em mandar o motoqueiro com os documentos fiscais, com o DANFE das notas fiscais eletrônicas e por mais que isso possa parecer absurdo, acredite, ainda acontece muito.
Você precisará ter um mapeamento de processos das rotinas que geram informações para a área fiscal e essa é uma etapa importantíssima. Pois quando temos o setor mais automatizado, com uma área simplificada, robotizando aqueles processos que acabamos de ver, conseguimos ter mais tempo e gerar mais resultados com o mínimo de estresse, evitando retrabalhos.
Outra coisa que vem ganhando força é a inteligência artificial, que hoje é possível graças à computação nas nuvens, aos modelos de dados cada vez mais complexos, mas ao mesmo tempo mais eficiente e ao big data.
E só há uma maneira de aplicar Inteligência Fiscal e superar esses desafios na hora de automatizar essas rotinas… Sendo um Profissional que é referência no assunto.
Você precisa dominar o Setor Fiscal, não apenas isso, mas de maneira simples e prática, como um Verdadeiro Especialista!
Por isso eu te convido a conhecer o Programa mais completo (sem nenhum exagero) Treinamento para Dominar o Setor Fiscal e a área Tributária a Partir do Zero.
O FAF 3.0, hoje é o único treinamento que abrange todas as rotinas da área fiscal, onde eu (pessoalmente) te levo passo a passo em cada etapa!
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Lembre-se, atualmente nós temos um setor fiscal que é muito mais proativo e muito menos reativo do que era no passado.
Por isso é extremamente importante que o Profissional que atua no Setor Fiscal conheça detalhadamente cada rotina e saiba como utilizar da inteligência fiscal para a automação dessas rotinas, garantindo assim a conformidade fiscal e consistência às normas fiscais, seja das obrigações tributárias principais ou acessórias.
E dessa forma possa fazer uma eficaz gestão de risco fiscal, submetendo cada vez mais o seu cliente ao mínimo de risco possível.
Espero que tenha gostado da leitura!
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