Hoje iremos falar sobre documentos fiscais eletrônicos e a importância do cuidado com os documentos em arquivos XML. Afinal, os documentos fiscais estão cada vez mais deixando de serem físicos para serem digitais.
Quem é ou foi meu aluno, sabe que eu tenho um mantra onde sempre falo em sala de aula que: “A informação nasce no documento fiscal eletrônico, transita pela escrituração fiscal e deságua na contabilidade”.
Desse modo, podemos chegar à conclusão que o principal insumo da contabilidade e da escrituração fiscal é o documento fiscal eletrônico. Se formos analisar a escrituração fiscal de modo amplo, iremos perceber que ela se divide em três etapas.
A etapa de pré-escrituração, etapa durante a escrituração e a etapa de pós-escrituração. Sem sombra de dúvidas a etapa mais importante é a de pré-escrituração que se trata da parte de cadastro e emissão de documentos, é nessa parte que se envolve diretamente o documento fiscal.
Quando você não possui um bom cadastro e não faz uma emissão de documentos fiscal de maneira correta. A probabilidade de que sua escrituração fiscal fique incorreta e consequentemente a sua contabilidade também fique incorreta é muito grande.
Então o principal paradigma que o SPED precisa vencer de verdade, é o de tirar da mente das pessoas de que ele é feito na empresa de contabilidade, quando na verdade o SPED deve ser feito lá no cliente da empresa de contabilidade. Pois é lá onde foi feito o cadastro de produto, é lá que ele fez a emissão do documento e é lá que ele recebeu a nota do fornecedor. Então, toda a movimentação fiscal que envolve o SPED começou dentro da empresa do cliente da empresa de contabilidade, se vem errado de lá é torna-se um efeito em cadeia e dai para frente vai ficar tudo errado.
Então a gestão do documento fiscal vai muito além do armazenamento que é obrigatório por lei, ela começa na gestão da informação desse documento fiscal e ele vai desde o cuidado no momento da emissão até o cuidado do momento da entrada.
Outra coisa que eu falo muito para os alunos em sala de aula é que a informação sempre será prestada sobre o enfoque do informante. Então, muitas vezes nas minhas notas de entrada eu tenho informações que não são minhas, são do emitente no caso o emitente é o meu fornecedor.
Na hora de fazer a minha escrituração eu tenho que lembrar sobre o meu enfoque. Então, isso também é gestão de documento fiscal. Por exemplo, como eu vou parametrizar o meu software para entender que essas informações que vem do meu fornecedor, que foi uma emissão de terceiro, devem se comportar no meu sistema para não destruir o meu estoque fiscal, para não destruir a minha escrituração fiscal e para não comprometer a minha contabilidade. Então, sem sombra de dúvidas, tudo isso passar por uma eficaz gestão de documentos fiscais. Que vão desde o momento do cadastro, da emissão dos documentos, a guarda e a análise dessas informações.
